Connecter mon site web à un ERP

L’e-commerce est un secteur hautement évolutif dans lequel la maîtrise des processus et du flux est plus que nécessaire pour assurer le bon fonctionnement du business. Les e-commerçants doivent ainsi optimiser leurs processus et assurer une gestion de plus en plus complexe dans l’optique d’assurer la satisfaction client. L’ERP est un logiciel qui permet de gérer tous les aspects de fonctionnement d’un site e-commerce. Son intégration au site marchand assure une meilleure gestion du flux et des clients satisfaits.

Nous vous expliquons tout ce qui concerne cette solution logicielle de gestion !

Qu’est-ce qu’un ERP ?

ERP est l’acronyme de « Entreprise Ressource Planning », en français ça se traduit par « Progiciel de Gestion Intégré » ou PGI. Il s’agit d’un logiciel de gestion d’entreprise utilisé par une organisation pour gérer tous les ses flux et processus opérationnels. S’agissant d’un outil regroupant de nombreuses fonctionnalités et connecté à une base de données, l’ERP joue le rôle d’un outil de gestion dynamique qui couvre tous les aspects de fonctionnement de l’entreprise. Il peut s’agir de :

• La gestion commerciale
• La gestion des commandes
• La gestion de stock
• La gestion de la comptabilité et de facturation
• La gestion des ressources humaines
• La gestion de la relation client
• La gestion de production

L’une des principales caractéristiques d’un ERP est la capacité à ajouter des modules pour acquérir de nouvelles fonctionnalités et de personnaliser les workflows pour une gestion personnalisée des processus. L’ERP peut être consolidé par d’autres logiciels spécialisés dans la gestion client et la gestion des campagnes marketing comme un CRM.

En d’autres termes, un ERP est une solution informatisée qui permet de piloter le fonctionnement d’une entreprise via de simples tableaux de bord. On peut dire qu’il regroupe les fonctionnalités assurées par de nombreux outils en un seul logiciel et en une base de données unique. Il permet donc d’assurer la gestion comptable et financière, la gestion commerciale, la gestion des ressources humaines, etc.

Son principal avantage est donc de simplifier la gestion de l’entreprise en se substituant à plusieurs logiciels et de centraliser leurs fonctionnalités en un seul lieu. L’ERP est un outil évolutif auquel on peut ajouter des fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise. Le simple ajout de modules peut transformer l’ERP en un outil de gestion plus complet. La distribution des tâches est automatisée par l’ERP qui, grâce à la spécification des workflows, permettant ainsi de gagner beaucoup de temps et d’assurer une communication plus fluide.

Quels avantages à connecter un ERP à son site web ?

Pour automatiser la gestion d’un site web marchand et ses différents flux entrants et sortants, l’intégration d’un ERP est la meilleure solution. Ce logiciel apporte de nombreux avantages aux seins des équipes derrière le site e-commerce.

Un gain de temps

La gestion e-commerce implique un traitement rapide et efficace des différents flux. L’intégration d’un ERP permet de centraliser les données commerciales et la relation en un seul lieu facilitant ainsi l’accès à l’information. Cette facilité d’accès permet de gagner du temps dans la gestion des différents processus en automatisant la saisie et le stockage des données en un seul lieu. L’automatisation des différentes tâches de gestion e-commerce permet d’assurer un énorme gain de temps permettant de libérer les capacités créatives pour une meilleure croissance.

Moins d’erreur de saisie

L’automatisation de la collecte, le stockage et la mise à jour des données permettent de réduire les interventions humaines et par la suite les erreurs qui peuvent survenir. Vous savez que l’erreur est humaine, lorsqu’il s’agit de données sensibles comme les informations de paiement, les coordonnées ou les informations relatives aux commandes, les erreurs peuvent être fatales pour le business de l’e-commerce. L’ERP rapporte la solution à ce problème en assurant un traitement et un stockage automatisés des données relatives aux flux évitant ainsi toute erreur de saisie.

Simplification de la gestion des stocks et des prix

La gestion des stocks et des prix est l’une des tâches les plus complexes dans la gestion e-commerce ou autres. L’intégration d’un ERP permet de simplifier ces processus et de permettre aux équipes de se libérer pour se pencher sur d’autres missions plus productives. L’ERP assure la gestion facile des stocks et permet de notifier automatiquement les fournisseurs. En fait, le fonctionnement de l’ERP e-commerce peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Il est ainsi possible de personnaliser un workflow permettant de notifier les fournisseurs en cas de rupture proche du stock et de maintenir les prix à jour en fonction des objectifs et des contraintes.

Accélération des processus de commande

Le processus de commande peut être automatisé en intégrant un ERP e-commerce qui collecte les données relatives aux nouvelles commandes et notifie les personnes en charge pour les traiter dans les plus brefs délais. Ainsi, la préparation des commandes est accélérée tout en assurant l’exactitude des informations relatives à chacune. L’accélération du processus de commande se traduit par une meilleure satisfaction client et un meilleur respect des délais.

En plus, un ERP prend également la gestion de la facturation en automatisant la génération des factures accompagnant les commandes. Il permet de transmettre l’information en temps réel pour accélérer le processus. Tout cela permet au site e-commerce de fonctionner plus efficacement tout en permettant aux ressources humaines de se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour le business.

Comment le connecter ?

L’intégration d’un ERP à votre site e-commerce dépend avant de la plateforme sur laquelle fonctionne votre site. En d’autres termes, les méthodes de connexion d’ERP à votre site e-commerce dépendent du CMS de votre site. Généralement, pour connecter un ERP à votre CMS, les éditeurs de ces logiciels vous proposent des API permettant d’échanger les données dynamiques entre votre site et votre ERP.

Cependant, pour réussir la connexion d’un ERP à votre site marchand, nous vous conseillons de prendre ces recommandations en compte :

• Choisir une intégration complète des différents flux

Le choix de votre ERP et de la solution d’intégration doit prendre en compte les différentes fonctionnalités que vous souhaitez utiliser ainsi que celles que vous envisagez utiliser dans le futur. En réalité, il faut prendre en compte les éventuelles expansions de votre business et de votre catalogue pour choisir une solution évolutive qui vous permet de suivre la complexification des différents processus de gestion e-commerce.

Sur le plan pratique, il est nécessaire que votre ERP assure l’échange des données en temps réel avec votre site e-commerce pour assurer la gestion des :

• Commandes
• Paiements
• Informations de livraison et fichiers clients
• Changements du niveau de stock et les mises à jour des prix
  
  

• Opter pour une intégration réciproque

Pour assurer la gestion des différents flux de votre site e-commerce, votre ERP doit être capable d’échanger des données dynamiques en temps réel avec votre site. Il est ainsi préférable d’opter pour une intégration réciproque, c’est-à-dire intégrer l’ERP dans le CMS de votre site et intégrer les données provenant de ce dernier dans l’ERP. Cela vous permet de mettre à jour les informations plus facilement. En effet, avec un interconnecteur, toute modification des informations serait automatiquement mise à jour dans le CMS et l’ERP en temps réel.

• Préférer les applications web

Pour que l’intégration de votre ERP se déroule dans les meilleures conditions et que les utilisations soient fluides, il est conseillé d’opter pour une application web ou SaaS hébergée dans le Cloud qui sera facilement connectée à votre plateforme e-commerce via des API.

Ce type de connexion facilite l’échange des données en temps réel et accélère le processus de l’intégration.

• Faire appel aux professionnels

L’utilisation et l’intégration d’un ERP est vitale pour votre e-commerce. Pour vous assurer que vous avez pris les bonnes décisions et pour assurer une intégration parfaite de l’ERP à votre site, il est indispensable de faire appel à un intégrateur professionnel. Les spécialistes de l’e-commerce et de l’intégration des logiciels ERP vous assurent du bon déroulement de l’intégration, vous conseillent et vous guident dans le choix de la meilleure solution de gestion en fonction de vos besoins et de vos objectifs.

• Toujours tester

L’utilisation de nouveaux logiciels et l’intégration de nouveaux outils dans votre flux e-commerce nécessitent toujours d’effectuer des tests. La phase de test permet à votre équipe d’évaluer leurs connaissances de l’outil et fait apparaître les éventuelles erreurs. De cette manière, il reste toujours possible d’apporter des modifications et de corriger les problèmes avant le lancement du flux officiel.

• Former ses collaborateurs

L’ERP est un outil qui va faire partie du quotidien de vos collaborateurs. Ils l’utilisent pour gérer les différents aspects de votre business. Les former est ainsi une nécessité pour qu’ils maîtrisent l’utilisation de cet outil.

L’entreprise qui vous vend l’ERP doit vous proposer une formation de prise en main pour vous initier à l’utilisation des différentes fonctionnalités et tableaux de bord du logiciel.

L’assistance doit également être assurée pour dépanner vos collaborateurs en cas de survenue de problème pouvant mettre en danger vos données ou vos processus.

Pour conclure, l’ERP est un logiciel de gestion d’entreprise qui permet aux PME d’e-commerce de mieux maîtriser leurs flux sortants et entrants. Il leur assure une meilleure traçabilité des données grâce à son intégration à leur système d’ information. L’accès aux données permet d’assurer une aide à la décision et l’accélération de l’exécution des différentes tâches relatives au fonctionnement du site et l’accomplissement des commandes. Nous considérons qu’un ERP est indispensable au fonctionnement d’un site e-commerce.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de plus d’informations. Nous sommes à votre disposition pour vous accompagner sur votre projet et vous satisfaire !